Mit der Masse an Neuigkeiten im IT-Bereich können nur wenige Schritthalten. Als IT-Consultant sind wir dazu verpflichtet, einen kritischen Blick auf neue Technologien zu werfen und unseren Kunden nur die Themen zu präsentieren, denen eine längerfristige Bedeutung beizumessen ist.

Die Anfragen, die SIE an uns richten, sind für uns ein zusätzlicher Gradmesser, wo im Allgemeinen der Schuh drückt und wir können sowohl die neuesten Entwicklungen als auch bewährte Methoden unter diesen Gesichtspunkten genauer beleuchten.

ECM ist so ein Thema, mit dem immer mehr Firmen an uns herantreten. Dabei gehen die Vorstellungen, was sich hinter dem Begriff verbirgt oft ein wenig auseinander. – Das ist nicht weiter verwunderlich, denn selbst bei Wikipedia werden dazu viele andere Begriffe mit hereingebracht. Dort ist als akzeptierte Definition zu lesen:

“Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen”

Eine sehr allgemeine Beschreibung, die eine “freie Interpretation” förmlich herausfordert. In vielen Fällen, sind die konkreten Anforderungen unserer Kunden vergleichbar mit früheren Anfragen, als noch DMS das Wort der Stunde war. Die Verwendung des Begriffes ECM und die Gedanken, mit denen die Leute auf uns zu kommen, zeigt aber eines deutlich: Die Menschen werden sich der Bedeutung und Wichtigkeit ihrer Unternehmensinhalte bewußt. Ein gutes Management des im Unternehmen vorhandenen Wissens ist essentiell für die Performance eines Betriebes.

In Zeiten, wo gespart werden muß, alles effizienter laufen muß (meist eine Vorbedingung – damit überhaupt weiter gespart werden kann), zögern manche in neue, umfangreiche Systeme zu investieren.

Es ist aber in Zeiten, in denen man von “Open Source” und “Community” durchaus auch möglich, mit einem geringen Budget einen Mehrwert zu erzielen, zB mit Systemen wie Alfresco, das sowohl frei als auch mit professionellem Support zu haben ist (der auch nicht teuer sein muß).

Alfresco bietet echtes OpenSource Enterprise Content Management (ECM) – Document Management, Collaboration, Records Management, Knowledge Management, Web Content Management und Imaging. Dabei verwendet Alfresco die “best-of-breed” Open Source Technologien, wie Spring, Hibernate, Lucene.

Alfresco baut auf moderne Standards wie JSR-168, JSR-170, Web Services und Java Server Faces und wird von einem Team mit mehr als 15 Jahren DMS-Erfahrungen entwickelt.

Alfresco ist keine Weiterentwicklung einer bestehenden ECM-Applikation oder bestehender Konzepte, sondern ein völlig neuer Ansatz – sowohl von der Technologie als auch von der Lizenzierung.

Alfresco basiert auf dem immer erfolgreicheren OpenSource Konzept, dabei wird der Quellcode offen gelegt, und auf Lizenzgebühren verzichtet. Im Gegenzug profitiert die Lösung davon, dass IT-Entwickler auf der ganzen Welt das System immer besser machen, schnell auf Anforderungen reagieren und neue Module entwickeln.

Immer öfter werden Investitionsvorhaben dahingehend abgeändert, die Vorteile von OpenSource zu nutzen. Hauptargumente dafür sind Kosteneinsparungen sowie eine offene Architektur die auf anerkannten Standards basiert.

Vorteile:

• moderne Architektur
• einfache Anwendung
• effizienterer Einsatz
• OpenSource – keine Lizenzgebühren.
• Alfresco ist deutlich günstiger als bisherige ECM/DMS-Lösungen – damit rechnet sich ein ECM-System auch für kleinere Unternehmen.
• Alfresco kann den gesamten Workflow eines Unternehmens managen und optimieren.
• durch vielfältige Standard-Schnittstellen lässt sich Alfresco in jede moderne – auch komplexe- IT-Infrastruktur integrieren und ist über Web-Schnittstellen und Web-Clients auch standortunabhängig verfügbar.

Das Unternehmen: 

Alfresco Software Inc. ist die führende Open-Source-Alternative für Enterprise Content Management. Als erstes Unternehmen nutzt Alfresco die Stärken von Open-Source-Komponenten zur Schaffung von Content-Management Lösungen der Enterprise Klasse, die sich durch ein bisher unerreichtes Mass an Skalierbarkeit und deutlich niedrigere Gesamtkosten als vergleichbare proprietäre Lösungen auszeichnen. Gegründet wurde das in London ansässige Unternehmen von einem Team von Content-Management-Veteranen, darunter John Newton, Mitgründer von Documentum, sowie John Powell, ehemals COO von Business Objects.

May Computer beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit dem Thema “Informationsmanagment”. Bereits vor über 10 Jahren haben wir die ersten Dokumentenmanagment Systeme auf Basis von PC-DOCS – DOCSOpen implementiert. In weiterer Folge wurde die Firma PC-DOCS von Fulcrum, dann von Hummingbird und jetzt von OpenText übernommen. Das aktuelle Produkt ist Hummingbird DM bzw. jetzt OpenText – Livelink ECM – eDOCS™. Dabei betreuen wir Installationen mit hunderten Arbeitsplätzen bei namhaften Firmen im In- und Ausland sowohl in der Industrie als auch im Dienstleistungsbereich.
In der Zwischenzeit ist die Entwicklung in diesem Bereich rasant voran geschritten, die Flut an Information die im Unternehmen und außerhalb erzeugt wird steigt exponentiell und ein Ende diese rasanten Anstiegs ist nicht abzusehen – manche Analysten sehen uns erst am Anfang dieser Entwicklung.

Information ist mittlerweile ein wesentlicher und wichtiger Produktionsfaktor und bildet die Basis für jede Entscheidung im Unternehmen. Transparente Information gewährleistet sichere Abläufe und Prozesse.

Wissen ist die Basis für Erfolg – Je präziser und effizienter die Ablage von Informationen in einem Unternehmen organisiert ist, desto besser kann das Know-How des Unternehmens genutzt werden. Das schafft Wettbewerbsvorteile.

Informationen werden heute in den unterschiedlichsten Systemen verwaltet und gespeichert – im Dateisystem, im E-Mail, auf Web-Servern, in Datenbanken, im Dokumentenmanagmentsystem, im Archiv, im ERP System – ein Anbieter hat den Begriff “Daten- oder Informations-Silos” geprägt – damit ist gemeint dass die Informationen zwar “verwaltet” werden aber der übergreifende und transparente Zugriff auf die gesamten Informationen eines Unternehmens nicht gegeben ist. Die Daten und Informationen befinden sich in getrennten”Silos” auf die kein übergreifender Zugriff bzw. Prozess-Workflow möglich ist. Damit werden Daten und Informationen redundant gehalten, sind nicht transparent zugreifbar und die gemeinsame Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus ist nicht möglich.

Eine Lösung dieser Problematik ist die Aufgabe von ECM – Enterprise Content Management Systemen – Ein einheitliches Repository soll alle im Unternehmen anfallenden Informationen aufnehmen, verwalten und transparent nach innen im Unternehmen und nach außen zugänglich machen.

ECM stellt Technologien bereit, um den gesamten Lebenszyklus von Content und Dokumenten durch definierte Regeln und Abläufe optimal zu steuern – von der Erstellung über die Verteilung, Verwendung und Verwaltung bis zur Vernichtung.

Und das über das gesamte Unternehmen hinweg – ECM-Systeme integrieren Dokumenten-, Records- und Web Content Management auf einer einheitlichen und übersichtlichen Plattform.

Komponenten von ECM-Systemen:

• Input-Management
• Dokumentenmanagement
• Collaboration
• Web-Content-Management
• Workflow / Business Process Management
• Archivierung
• E-Mail Management
• Records Management

Vorteile von ECM:

• mehr Transparenz durch unternehmensweit konsistente Ablage aller Informationen
• mehr Prozessqualität durch definierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse
• mehr Rechtssicherheit durch präzise Einhaltung von Richtlinien
• bessere Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Das “Problem” von ECM-Lösungen besteht darin dass die dafür erforderliche Software und die bisher angebotenen Lösungen sehr teuer und daher für viele, speziell kleinere und mittlere Unternehmen – nicht leistbar und auch von der Implementierung zu komplex sind.

Wir haben nach einer Lösung gesucht und uns für Alfresco dem Open Source ECM entschieden.

Weitere Informationen – www.alfresco.com

May Computer wird in Zukunft – Lösungen, Add-On, Consulting und Support auf Basis von Alfresco anbieten sowie die bereits vorhandenen selbst entwickelten Softwarepakete anpassen und mit Alfresco integrieren.