Die Verwaltung von Berechtigungen kann in Alfresco sehr schnell zu einer unübersichtlichen und aufwändigen Angelegenheit werden – da Rechte über Gruppen und Vererbungen über hierachische Baumstrukturen vergeben werden können und man sehr schnell den Überblick verlieren kann. Durch die Möglichkeiten der Gruppen und Vererbungen kann man mit den herkömmlichen und im Alfresco standardmäßig vorhandenen Funktionen nicht einfach herausfinden ob und welche Rechte ein bestimmter User auf einem bestimmten Unterordner in der Folderstruktur hat.
Projektadministratoren kennen das Problem: sobald verschiedene Abteilungen, Personen mit unterschiedlichen Befugnissen, Kunden oder externe Projektpartner in einem Projekt Zugriff auf ein Alfresco-System haben, verliert man schnell die Übersicht, welche Rechte für welche Gruppe tatsächlich erteilt oder vererbt wurden. Dies kann dazu führen, dass sensible Dokumente für unbefugte Personen sichtbar werden.
Alfresco verfügt im Standardumfang über keine Funktionen um einen Report zur Dokumentation und Überprüfung der Berechtigungen auszugeben bzw diese extern zu erstellen, zu bearbeiten und zu importieren.
All diese Funktionen stellt das Zusatzmodul ecm4u-PERMISSIONS zur Verfügung.
Highlights ecm4u-PERMISSIONS:
Mit ecm4u-Permissions werden alle erteilten und vererbten Rechte eines Arbeitsbereiches in einer übersichtlichen Liste dargestellt . Bisher mussten Sie dazu alle übergeordneten Ebenen einzeln aufrufen, sich die darin enthaltenen Rechte notieren oder merken – und konnten nie ganz sicher sein, wirklich alle Verzweigungen der Rechtesetzung im Blick zu haben. Nun sieht man in einer Übersicht, wer der Besitzer eines Arbeitsbereiches ist, welcher Benutzer oder welche Gruppe darin über welche Berechtigungen verfügt – und ob diese Berechtigung vererbt oder direkt gesetzt wurde.
Zugriffstest – Das Modul erlaubt es auf unkomplizierte Weise, die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe mit Hilfe des Zugriffstests zu überprüfen. Dazu markieren man einfach die abzufragenden Rechte und gibt den Namen eines Nutzers oder einer Gruppe in das vorgesehene Feld ein. Bei der Eingabe des Vor-, Nach- oder Benutzernamens erscheint eine automatischen Vorschlagsliste. Nach der Bestätigung der Abfrage wird sofort in der Statusanzeige dargestellt, ob die betreffende Person oder Gruppe über das jeweilige Recht verfügt. Im Beispiel wurde für den Anwender „john.smith“ festgestellt, dass er im betreffenden Arbeitsbereich über Lese-, nicht aber über Editorrechte verfügt.
Rechteverwaltung - Mit ecm4u-Permissions können Sie die gesamte Rechtestruktur eines Arbeitsbereiches als Tabelle exportieren, in Excel bearbeiten und zurück nach Alfresco importieren. Sie erhalten damit nicht nur eine übersichtliche Darstellung der gesetzten Rechte eines Verzeichnisses, sondern können in dieser Liste aktiv Rechte bearbeiten und sogar komplett neue Arbeitsbereiche inklusive dazugehöriger Rechte erstellen. Diese Veränderungen werden dann beim Import der Rechteliste in Alfresco automatisch umgesetzt. Die Tabelle kann in MS-Excel geöffnet werden und enthält folgende Informationen:
- den Pfad des Verzeichnisses,
- die Angabe, ob die Vererbung aktiviert ist (true) oder nicht (false),
- den Namen des Nutzers oder der Gruppe und
- die Alfresco Rollen- oder Rechtebezeichnung.
Sie können somit nicht nur die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe ändern, sondern auch die Vererbungen managen oder neue Verzeichnisse mit Rechten erstellen. Beim Import der angepassten Datei werden alle Veränderungen in Alfresco übernommen. Damit Sie genau überprüfen können, welche Aktionen vorgenommen wurden, wird Ihnen unmittelbar nach dem Import angezeigt, welche Änderungen umgesetzt wurden.
Sichere Handhabung - Bei aller Funktionalität muss man dennoch kein Administrator mit tiefen Alfresco-Kenntnissen sein, um das Modul im Projektalltag einsetzen zu können. Projektverantwortliche, die ecm4u-Permissions nutzen, könnnen sich sicher sein: ein Import der bearbeiteten Tabelle hat niemals zur Folge, dass Arbeitsbereiche gelöscht und somit ausversehen Dokumente in den Papierkorb verschoben werden. Zudem unterstützen umfangreiche Validierungen den Nutzer bei der Anpassung der Tabellenattribute: beim Import werden Benutzer- und Gruppennamen, Rollen- und Rechtebezeichnungen sowie Pfadnamen überprüft und eventuell vorhandene Validierungsfehler in einem Report angezeigt. Es bleibt somit immer nachvollziehbar und kontrollierbar, welche Aktionen ausgeführt wurden und wo unter Umständen noch Fehler vorhanden sind.
ecm4u-Permissions ist nach der Installation sofort einsatzbereit und kommt ohne zusätzliche Programmierung aus, ist upgrade-safe da nur Standarderweiterungspunkte des Systems benutzt werden und kompatibel mit Alfresco Community und Enterprise; jeweils 3.4.x. und 4.
