Because of the new version of AutoOCR 1.10.3 there are new features available for the ifresco AutoOCR Transformer :

• iOCR – new default OCR engine in addition to Abbyy
• intelligent processing of PDF documents
• Alfresco integration – ready to test without installation of an OCR server – you can use our AutoOCR Test server accessible from  the internet.
• New Step by Step installation and setup documentation.

iOCR – additional OCR engine available

Starting with version AutoOCR version 1.10.3 the setup installs iOCR as default OCR engine which can be used standalone or in addition to the Abbyy OCR engine. iOCR has no page license limitations and is able to process PDF, TIFF or JPEG as input and can generate searchable PDF´s and TXT files.

Differences between iOCR and Abbyy

• iOCR supports not so much languages like Abbyy
• no mixed language recognition – only one main language can be selected
• not the same level of accuracy and recognition quality like Abbyy
• no image pre-processing functions
• no page orientation detection (autorotate)
• Not so much functions and features to configure and input / output formats.

But iOCR is a good solution for low cost and high volume OCR recognition e.g. to extract text information from PDF´s and images to built up a full text index (e.g. Alfresco Transformer > TXT) and to create searchable PDF´s from scans with a good quality.

The best is to make tests with own documents to see which OCR engine best fits your needs. Both engines Abbyy and iOCR can be installed and used parallel – you only have to create different OCR profiles for the different settings and OCR engines. Both OCR engines can also be tested by the use of our ready to use AutoOCR test server (autoocr.may.co.at)

Intelligent PDF processing:

A PDF document can contain only images from a scanner or can be created e.g. by a printer driver or by a direct PDF export. An image PDF does not contain any text and has to be OCR processed. The other “normal” PDF´s already contains text and does not need to be OCR processed. The Alfresco Transformer is not able to recognize it and to decide if a PDF has to be OCR processed or not. OCR processing costs time and resources and so starting with AutoOCR version 1.10.3 we implemented an “intelligent PDF-OCR processing”. When this option is checked on then each PDF document which is sent to the AutoOCR server is checked, and if the file already contains text – the PDF is not OCR processed. In this case the PDF or the extracted TXT data is direct sent back without OCR processing. To enable this feature the OCR profile on the AutoOCR server has to be configured for “intelligent OCR processing of PDF files”

AutoOCR Test server – ready to use

With the installation of 2 AMP´s you can integrate the AutoOCR server with Alfresco.  The integration works like a standard Alfresco Transformer or can also be used via Scripting or Java. The communication between AutoOCR and Alfresco is done via HTTTP(S) using REST.  To make it more easy to start testing AutoOCR  and the Alfresco integration you can use our ready installed and configured AutoOCR test server (autoocr.may.co.at) which is reachable over the internet and which has both OCR engines (Abbyy and iOCR) installed.

Step by Step – Installation and Setup documentation

With this document each step for the installation of the Abbyy Engine,  of AutoOCR, the licensing, the use of our test server and the integration with Alfresco are described in detail with screen shots.

Download – Installation and Setup documentation – ifresco AutoOCR transformer for Alfresco >>>

Test and Demo version is available – please contact us >>>

Es gibt jetzt mit dem ecm Market unter www.ecm-market.de eine neue Plattform für Alfresco Lösungen und Add-On Module. Der ecm Market ist eine B2B-Plattform für kostenlose und kommerzielle Lösungen, sowohl für Alfresco Enterprise wie auch für Alfresco Community. Auf dieser Plattform bieten Softwarehäuser und Entwickler ihre Alfresco-basierten Lösungen für Unternehmen an. Auch wir bieten im ecm Market unsere Alfresco Lösungen an. Die erste dort verfügbare Lösung ist unsere Integration von Alfresco mit AutoOCR zur Erzeugung durchsuchbarer PDF´s.

ifresco AutoOCR Transformer im ecm Market >>>

Die Verwaltung von Berechtigungen kann in Alfresco sehr schnell zu einer unübersichtlichen und aufwändigen Angelegenheit werden – da Rechte über Gruppen und Vererbungen über hierachische Baumstrukturen vergeben werden können und man sehr schnell den Überblick verlieren kann. Durch die Möglichkeiten der Gruppen und Vererbungen kann man mit den herkömmlichen und im Alfresco standardmäßig vorhandenen Funktionen nicht einfach herausfinden ob und welche Rechte ein bestimmter User auf einem bestimmten Unterordner in der Folderstruktur hat.

Projektadministratoren kennen das Problem: sobald verschiedene Abteilungen, Personen mit unterschiedlichen Befugnissen, Kunden oder externe Projektpartner in einem Projekt Zugriff auf ein Alfresco-System haben, verliert man schnell die Übersicht, welche Rechte für welche Gruppe tatsächlich erteilt oder vererbt wurden. Dies kann dazu führen, dass sensible Dokumente für unbefugte Personen sichtbar werden.

Alfresco verfügt im Standardumfang über keine Funktionen um einen Report zur Dokumentation und Überprüfung der Berechtigungen auszugeben bzw diese extern zu erstellen, zu bearbeiten und zu importieren.

All diese Funktionen stellt das Zusatzmodul ecm4u-PERMISSIONS zur Verfügung.

Highlights ecm4u-PERMISSIONS:

Mit ecm4u-Permissions werden alle erteilten und vererbten Rechte eines Arbeitsbereiches in einer übersichtlichen Liste dargestellt . Bisher mussten Sie dazu alle übergeordneten Ebenen einzeln aufrufen, sich die darin enthaltenen Rechte notieren oder merken – und konnten nie ganz sicher sein, wirklich alle Verzweigungen der Rechtesetzung im Blick zu haben. Nun sieht man  in einer Übersicht, wer der Besitzer eines Arbeitsbereiches ist, welcher Benutzer oder welche Gruppe darin über welche Berechtigungen verfügt – und ob diese Berechtigung vererbt oder direkt gesetzt wurde.

Zugriffstest – Das Modul erlaubt es auf unkomplizierte Weise, die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe mit Hilfe des Zugriffstests zu überprüfen. Dazu markieren man einfach die abzufragenden Rechte und gibt den Namen eines Nutzers oder einer Gruppe in das vorgesehene Feld ein.  Bei der Eingabe des Vor-, Nach- oder Benutzernamens erscheint eine automatischen Vorschlagsliste. Nach der Bestätigung der Abfrage wird sofort in der Statusanzeige dargestellt, ob die betreffende Person oder Gruppe über das jeweilige Recht verfügt. Im Beispiel wurde für den Anwender „john.smith“ festgestellt, dass er im betreffenden Arbeitsbereich über Lese-, nicht aber über Editorrechte verfügt.

Rechteverwaltung - Mit ecm4u-Permissions können Sie die gesamte Rechtestruktur eines Arbeitsbereiches als Tabelle exportieren, in Excel bearbeiten und zurück nach Alfresco importieren. Sie erhalten damit nicht nur eine übersichtliche Darstellung der gesetzten Rechte eines Verzeichnisses, sondern können in dieser Liste aktiv Rechte bearbeiten und sogar komplett neue Arbeitsbereiche inklusive dazugehöriger Rechte erstellen. Diese Veränderungen werden dann beim Import der Rechteliste in Alfresco automatisch umgesetzt. Die Tabelle kann in MS-Excel geöffnet werden und enthält folgende Informationen:

• den Pfad des Verzeichnisses,
• die Angabe, ob die Vererbung aktiviert ist (true) oder nicht (false),
• den Namen des Nutzers oder der Gruppe und
• die Alfresco Rollen- oder Rechtebezeichnung.

Sie können somit nicht nur die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe ändern, sondern auch die Vererbungen managen oder neue Verzeichnisse mit Rechten erstellen. Beim Import der angepassten Datei werden alle Veränderungen in Alfresco übernommen. Damit Sie genau überprüfen können, welche Aktionen vorgenommen wurden, wird Ihnen unmittelbar nach dem Import angezeigt, welche Änderungen umgesetzt wurden.

Sichere Handhabung - Bei aller Funktionalität muss man dennoch kein Administrator mit tiefen Alfresco-Kenntnissen sein, um das Modul im Projektalltag einsetzen zu können. Projektverantwortliche, die ecm4u-Permissions nutzen, könnnen sich sicher sein: ein Import der bearbeiteten Tabelle hat niemals zur Folge, dass Arbeitsbereiche gelöscht und somit ausversehen Dokumente in den Papierkorb verschoben werden. Zudem unterstützen umfangreiche Validierungen den Nutzer bei der Anpassung der Tabellenattribute: beim Import werden Benutzer- und Gruppennamen, Rollen- und Rechtebezeichnungen sowie Pfadnamen überprüft und eventuell vorhandene Validierungsfehler in einem Report angezeigt. Es bleibt somit immer nachvollziehbar und kontrollierbar, welche Aktionen ausgeführt wurden und wo unter Umständen noch Fehler vorhanden sind.

ecm4u-Permissions ist nach der Installation sofort einsatzbereit und kommt ohne zusätzliche Programmierung aus, ist upgrade-safe da nur Standarderweiterungspunkte des Systems benutzt werden und kompatibel mit Alfresco Community und Enterprise; jeweils 3.4.x. und 4.

Die neue ifresco Version 0.3 wurde veröffentlicht.

Download & Neuerungen ifresco Version 0.3 >>>

Für unseren Alfresco – OpenSource Web-Client – ifresco haben wir jetzt auch einen Twitter Kanal eingerichtet.

ifresco auf Twitter: https://twitter.com/#!/ifresco

Seit einiger Zeit beschäftigen wir uns mit dem ECM OpenSource System Alfresco. Wir sind der Meinung dass Alfresco eine sehr leistungsfähige, flexible und moderne Lösung für die Verwaltung aller Arten von Dokumenten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens darstellt. In der Zwischenzeit haben wir einige Lösungen und Produkte rund um Alfresco entwickelt. Neue interessante Software und Lösungen – z.b. auch einen von der Bedienung und Funktionalität momentan einzigartigen Alfresco Client werden wir in Kürze vorstellen.

Diese  “ifresco” Software Produktlinie werden wir auf der Web-Seite www.ifresco.at präsentieren. Wir möchten damit ein führender Anbieter von Alfresco Lösungen, Add-On und Zusatzsoftware in Österreich und auch International werden. Alle unsere Produkte wird es dann für unsere Kunden zusammen mit einer von uns auf Basis der Alfresco Community Version erstellten kompletten “ifresco ECM Suite” geben.

ifresco ECM Suite – Lösungen und Komponenten:

• ifresco Client – Einzigartiger Alfresco Web-Client auf Basis neuester JavaScipt/Ajax Technologie mit Plugin Erweiterungsmöhlichkeit
• ifresco Importer – Import von Dokumenten und Metadaten nach Alfresco über z.b. XLS Dateien.
• ifresco Profiler – Interaktiver Dokumentenimport mit Voransicht und Metadatenerfassung- Logik und Erweiterungen sind über Plugin´s realisierbar.
• ifresco Reminder – Erinnerungs- / Ablauf Funktion für Dokumente und Ordner – mit Kalenderübersicht sowie E-Mail Benachrichtigung an die verantwortlichen Personen – Komponente für eine Alfresco Lösung zur Vertragsverwaltung.
• ifresco DirectScan - Scansoftware um Imagedokumente direkt nach Alfresco zu scannen.
• ifresco eDocPrintPro – PDF Druckertreiber um die PDF Druckdateien direkt nach Alfresco zu importieren.
• ifresco AutoOCR – OCR Lösung um Scans und PDF Dokumente in durchsuchbare PDF zu wandeln damit diese  per Volltextsuche im Alfresco gefunden werden können.

AlfAction-Kontextmenü

Alfresco ist eines der bekanntesten Open Source DMS/ECM/…-Systeme und als Spezialist in Sachen DMS beschäftigen wir uns mit Alfresco als Open Source Alternative zu bekannten kommerziellen Produkten.

Alfresco bietet die dem Benutzer an, über eine Windows-Freigabe (CIFS) auf das System zu schauen – so ist Alfresco über den normalen Windows Explorer zugänglich (also auch für die Benutzer, die sich nicht umstellen wollen). Leider ist die Implementation der DMS-Funktionen etwas unglücklich. Wir haben daher ein kleines Tool entwickelt – AlfAction – das im Windows-Explorer über die rechte Maustaste die wichtigsten Alfresco-DMS-Funktionen wie Checkout und Checkin einfach zur Verfügung stellt.

Apropos kommerziell: Natürlich kann man auch zu Alfresco offiziell Support einkaufen und unabhängig davon auch Programmierleistungen.

Sun hat ein Plugin für Microsoft Office herausgebracht, das mittlerweile auch in Deutsch verfügbar ist. Damit kann man OpenOffice-Dokumente in Microsoft Office (Versionen 2000/XP/2003 – 2007 derzeit noch nicht) öffnen und bearbeiten. Dabei ist eine Konvertierung von und in die Microsoft Office Formate möglich.

Warum das interessant ist:
Projektdokumentationen werden zunehmend zwischen Unternehmen ausgetauscht unter anderem wegen der steigenden Kooperation von unterschiedlichen Unternehmen. Dabei sollte gewährleistet sein, dass alle beteiligten uneingeschränkten Zugang zu den Dokumenten haben. Dabei soll wenn möglich auch das Layout erhalten bleiben. OpenOffice ist dabei die bessere Wahl, denn es ist auf den wichtigsten Betriebssystemen kostenlos verfügbar, ISO-Standard und es gibt nicht die Layout-Anfälligkeiten, die wir von unterschiedlichen Microsoft-Office-Versionen kennen.

Allerdings:
Bei der Bearbeitung von Dokumenten mit Microsoft Office und OpenOffice ist grundsätzlich zu beachten, dass nicht alle Funktionen von OpenOffice von Microsoft Office unterstützt werden und umgekehrt. Es gibt also grundsätzlich Kompatibilitätsprobleme bei den beiden Formaten.

Schlussfolgerungen verschiedener Tests:
Das  Plugin von Sun funktioniert zwar grundsätzlich, verursacht jedoch (zumindest bei Microsoft Word 2003) ständige Nachfragen wegen möglicher verlorener Formatierungen beim Speichern. Dazu kommt, dass bei komplexeren Dokumenten von Word überhaupt kein Dokument mehr erstellt wird, wenn man zwischen dem ODT und DOC-Format hin- und herkonvertiert. Hier empfiehlt es sich eher, beim DOC-Format zu bleiben, denn dieses kann von OpenOffice auch geladen, bearbeitet und wieder gespeichert werden und zwar verlässlicher, als dies mit dem oben genannten Plugin möglich ist.

Wann das nicht interessant ist:
Die Bemühungen um die Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten in unterschiedlichen Software-Produkten ist eigentlich nur in eine Richtung nachvollziehbar, nämlich von Microsoft Office nach OpenOffice, denn: Ein Microsoft Office Dokument könnte zB unter Linux nicht angezeigt und bearbeitet werden, wenn es nicht Produkte wie OpenOffice gäbe. Wenn ein Dokument allerdings im OpenOffice-Format vorliegt, ist es immer noch das Beste, das Dokument wird wieder mit OpenOffice bearbeitet (und nicht beispielsweise mit Microsoft Office). Da OpenOffice auch unter Windows verfügbar ist – und zwar kostenlos – gibt es eigentlich keinen Grund für eine rückführende Umwandlung.

Es sei denn, das Dokument muss einem System zugeführt werden, das die Volltext-Indexierung von OpenOffice-Dokumenten nicht unterstützt…

Nicht nur in der IT ist das Dokumentieren von Vorgängen und Zuständen wichtig. Und sehr oft gestaltet es sich schwierig, Mitarbeiter zum Dokumentieren zu motivieren.

Wesentlich erleichtern kann man Mitarbeitern die Aufgabe, wenn man entsprechende Vorlagen für jede Art von Dokumentation erstellt, die im Unternehmen so anfallen.

In vielen Unternehmen werden Vorlagen immer wieder an das neueste Firmen-Layout angepasst, aber was den Inhalt betrifft, so wird darauf schon viel weniger geachtet.

Besonderes Augenmerk sollte auch auf die Formatvorlagen gelegt werden. Damit kann man sich sehr viel an Formatierungsarbeiten ersparen und dem Benutzer durch entsprechende Namensgebung der Vorlagen auch gleich ein paar Entscheidungen abnehmen. Ein großer Teil der Dokumentationsarbeit geht oft beim Formatieren verloren.

Alfresco bietet echtes OpenSource Enterprise Content Management (ECM) – Document Management, Collaboration, Records Management, Knowledge Management, Web Content Management und Imaging. Dabei verwendet Alfresco die “best-of-breed” Open Source Technologien, wie Spring, Hibernate, Lucene.

Alfresco baut auf moderne Standards wie JSR-168, JSR-170, Web Services und Java Server Faces und wird von einem Team mit mehr als 15 Jahren DMS-Erfahrungen entwickelt.

Alfresco ist keine Weiterentwicklung einer bestehenden ECM-Applikation oder bestehender Konzepte, sondern ein völlig neuer Ansatz – sowohl von der Technologie als auch von der Lizenzierung.

Alfresco basiert auf dem immer erfolgreicheren OpenSource Konzept, dabei wird der Quellcode offen gelegt, und auf Lizenzgebühren verzichtet. Im Gegenzug profitiert die Lösung davon, dass IT-Entwickler auf der ganzen Welt das System immer besser machen, schnell auf Anforderungen reagieren und neue Module entwickeln.

Immer öfter werden Investitionsvorhaben dahingehend abgeändert, die Vorteile von OpenSource zu nutzen. Hauptargumente dafür sind Kosteneinsparungen sowie eine offene Architektur die auf anerkannten Standards basiert.

Vorteile:

• moderne Architektur
• einfache Anwendung
• effizienterer Einsatz
• OpenSource – keine Lizenzgebühren.
• Alfresco ist deutlich günstiger als bisherige ECM/DMS-Lösungen – damit rechnet sich ein ECM-System auch für kleinere Unternehmen.
• Alfresco kann den gesamten Workflow eines Unternehmens managen und optimieren.
• durch vielfältige Standard-Schnittstellen lässt sich Alfresco in jede moderne – auch komplexe- IT-Infrastruktur integrieren und ist über Web-Schnittstellen und Web-Clients auch standortunabhängig verfügbar.

Das Unternehmen: 

Alfresco Software Inc. ist die führende Open-Source-Alternative für Enterprise Content Management. Als erstes Unternehmen nutzt Alfresco die Stärken von Open-Source-Komponenten zur Schaffung von Content-Management Lösungen der Enterprise Klasse, die sich durch ein bisher unerreichtes Mass an Skalierbarkeit und deutlich niedrigere Gesamtkosten als vergleichbare proprietäre Lösungen auszeichnen. Gegründet wurde das in London ansässige Unternehmen von einem Team von Content-Management-Veteranen, darunter John Newton, Mitgründer von Documentum, sowie John Powell, ehemals COO von Business Objects.