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Alfresco ist eines der bekanntesten Open Source DMS/ECM/…-Systeme und als Spezialist in Sachen DMS beschäftigen wir uns mit Alfresco als Open Source Alternative zu bekannten kommerziellen Produkten.

Alfresco bietet die dem Benutzer an, über eine Windows-Freigabe (CIFS) auf das System zu schauen – so ist Alfresco über den normalen Windows Explorer zugänglich (also auch für die Benutzer, die sich nicht umstellen wollen). Leider ist die Implementation der DMS-Funktionen etwas unglücklich. Wir haben daher ein kleines Tool entwickelt – AlfAction – das im Windows-Explorer über die rechte Maustaste die wichtigsten Alfresco-DMS-Funktionen wie Checkout und Checkin einfach zur Verfügung stellt.

Apropos kommerziell: Natürlich kann man auch zu Alfresco offiziell Support einkaufen und unabhängig davon auch Programmierleistungen.

Sun hat ein Plugin für Microsoft Office herausgebracht, das mittlerweile auch in Deutsch verfügbar ist. Damit kann man OpenOffice-Dokumente in Microsoft Office (Versionen 2000/XP/2003 – 2007 derzeit noch nicht) öffnen und bearbeiten. Dabei ist eine Konvertierung von und in die Microsoft Office Formate möglich.

Warum das interessant ist:
Projektdokumentationen werden zunehmend zwischen Unternehmen ausgetauscht unter anderem wegen der steigenden Kooperation von unterschiedlichen Unternehmen. Dabei sollte gewährleistet sein, dass alle beteiligten uneingeschränkten Zugang zu den Dokumenten haben. Dabei soll wenn möglich auch das Layout erhalten bleiben. OpenOffice ist dabei die bessere Wahl, denn es ist auf den wichtigsten Betriebssystemen kostenlos verfügbar, ISO-Standard und es gibt nicht die Layout-Anfälligkeiten, die wir von unterschiedlichen Microsoft-Office-Versionen kennen.

Allerdings:
Bei der Bearbeitung von Dokumenten mit Microsoft Office und OpenOffice ist grundsätzlich zu beachten, dass nicht alle Funktionen von OpenOffice von Microsoft Office unterstützt werden und umgekehrt. Es gibt also grundsätzlich Kompatibilitätsprobleme bei den beiden Formaten.

Schlussfolgerungen verschiedener Tests:
Das  Plugin von Sun funktioniert zwar grundsätzlich, verursacht jedoch (zumindest bei Microsoft Word 2003) ständige Nachfragen wegen möglicher verlorener Formatierungen beim Speichern. Dazu kommt, dass bei komplexeren Dokumenten von Word überhaupt kein Dokument mehr erstellt wird, wenn man zwischen dem ODT und DOC-Format hin- und herkonvertiert. Hier empfiehlt es sich eher, beim DOC-Format zu bleiben, denn dieses kann von OpenOffice auch geladen, bearbeitet und wieder gespeichert werden und zwar verlässlicher, als dies mit dem oben genannten Plugin möglich ist.

Wann das nicht interessant ist:
Die Bemühungen um die Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten in unterschiedlichen Software-Produkten ist eigentlich nur in eine Richtung nachvollziehbar, nämlich von Microsoft Office nach OpenOffice, denn: Ein Microsoft Office Dokument könnte zB unter Linux nicht angezeigt und bearbeitet werden, wenn es nicht Produkte wie OpenOffice gäbe. Wenn ein Dokument allerdings im OpenOffice-Format vorliegt, ist es immer noch das Beste, das Dokument wird wieder mit OpenOffice bearbeitet (und nicht beispielsweise mit Microsoft Office). Da OpenOffice auch unter Windows verfügbar ist – und zwar kostenlos – gibt es eigentlich keinen Grund für eine rückführende Umwandlung.

Es sei denn, das Dokument muss einem System zugeführt werden, das die Volltext-Indexierung von OpenOffice-Dokumenten nicht unterstützt…

Nicht nur in der IT ist das Dokumentieren von Vorgängen und Zuständen wichtig. Und sehr oft gestaltet es sich schwierig, Mitarbeiter zum Dokumentieren zu motivieren.

Wesentlich erleichtern kann man Mitarbeitern die Aufgabe, wenn man entsprechende Vorlagen für jede Art von Dokumentation erstellt, die im Unternehmen so anfallen.

In vielen Unternehmen werden Vorlagen immer wieder an das neueste Firmen-Layout angepasst, aber was den Inhalt betrifft, so wird darauf schon viel weniger geachtet.

Besonderes Augenmerk sollte auch auf die Formatvorlagen gelegt werden. Damit kann man sich sehr viel an Formatierungsarbeiten ersparen und dem Benutzer durch entsprechende Namensgebung der Vorlagen auch gleich ein paar Entscheidungen abnehmen. Ein großer Teil der Dokumentationsarbeit geht oft beim Formatieren verloren.

Alfresco bietet echtes OpenSource Enterprise Content Management (ECM) – Document Management, Collaboration, Records Management, Knowledge Management, Web Content Management und Imaging. Dabei verwendet Alfresco die “best-of-breed” Open Source Technologien, wie Spring, Hibernate, Lucene.

Alfresco baut auf moderne Standards wie JSR-168, JSR-170, Web Services und Java Server Faces und wird von einem Team mit mehr als 15 Jahren DMS-Erfahrungen entwickelt.

Alfresco ist keine Weiterentwicklung einer bestehenden ECM-Applikation oder bestehender Konzepte, sondern ein völlig neuer Ansatz – sowohl von der Technologie als auch von der Lizenzierung.

Alfresco basiert auf dem immer erfolgreicheren OpenSource Konzept, dabei wird der Quellcode offen gelegt, und auf Lizenzgebühren verzichtet. Im Gegenzug profitiert die Lösung davon, dass IT-Entwickler auf der ganzen Welt das System immer besser machen, schnell auf Anforderungen reagieren und neue Module entwickeln.

Immer öfter werden Investitionsvorhaben dahingehend abgeändert, die Vorteile von OpenSource zu nutzen. Hauptargumente dafür sind Kosteneinsparungen sowie eine offene Architektur die auf anerkannten Standards basiert.

Vorteile:

• moderne Architektur
• einfache Anwendung
• effizienterer Einsatz
• OpenSource – keine Lizenzgebühren.
• Alfresco ist deutlich günstiger als bisherige ECM/DMS-Lösungen – damit rechnet sich ein ECM-System auch für kleinere Unternehmen.
• Alfresco kann den gesamten Workflow eines Unternehmens managen und optimieren.
• durch vielfältige Standard-Schnittstellen lässt sich Alfresco in jede moderne – auch komplexe- IT-Infrastruktur integrieren und ist über Web-Schnittstellen und Web-Clients auch standortunabhängig verfügbar.

Das Unternehmen: 

Alfresco Software Inc. ist die führende Open-Source-Alternative für Enterprise Content Management. Als erstes Unternehmen nutzt Alfresco die Stärken von Open-Source-Komponenten zur Schaffung von Content-Management Lösungen der Enterprise Klasse, die sich durch ein bisher unerreichtes Mass an Skalierbarkeit und deutlich niedrigere Gesamtkosten als vergleichbare proprietäre Lösungen auszeichnen. Gegründet wurde das in London ansässige Unternehmen von einem Team von Content-Management-Veteranen, darunter John Newton, Mitgründer von Documentum, sowie John Powell, ehemals COO von Business Objects.

May Computer beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit dem Thema “Informationsmanagment”. Bereits vor über 10 Jahren haben wir die ersten Dokumentenmanagment Systeme auf Basis von PC-DOCS – DOCSOpen implementiert. In weiterer Folge wurde die Firma PC-DOCS von Fulcrum, dann von Hummingbird und jetzt von OpenText übernommen. Das aktuelle Produkt ist Hummingbird DM bzw. jetzt OpenText – Livelink ECM – eDOCS™. Dabei betreuen wir Installationen mit hunderten Arbeitsplätzen bei namhaften Firmen im In- und Ausland sowohl in der Industrie als auch im Dienstleistungsbereich.
In der Zwischenzeit ist die Entwicklung in diesem Bereich rasant voran geschritten, die Flut an Information die im Unternehmen und außerhalb erzeugt wird steigt exponentiell und ein Ende diese rasanten Anstiegs ist nicht abzusehen – manche Analysten sehen uns erst am Anfang dieser Entwicklung.

Information ist mittlerweile ein wesentlicher und wichtiger Produktionsfaktor und bildet die Basis für jede Entscheidung im Unternehmen. Transparente Information gewährleistet sichere Abläufe und Prozesse.

Wissen ist die Basis für Erfolg – Je präziser und effizienter die Ablage von Informationen in einem Unternehmen organisiert ist, desto besser kann das Know-How des Unternehmens genutzt werden. Das schafft Wettbewerbsvorteile.

Informationen werden heute in den unterschiedlichsten Systemen verwaltet und gespeichert – im Dateisystem, im E-Mail, auf Web-Servern, in Datenbanken, im Dokumentenmanagmentsystem, im Archiv, im ERP System – ein Anbieter hat den Begriff “Daten- oder Informations-Silos” geprägt – damit ist gemeint dass die Informationen zwar “verwaltet” werden aber der übergreifende und transparente Zugriff auf die gesamten Informationen eines Unternehmens nicht gegeben ist. Die Daten und Informationen befinden sich in getrennten”Silos” auf die kein übergreifender Zugriff bzw. Prozess-Workflow möglich ist. Damit werden Daten und Informationen redundant gehalten, sind nicht transparent zugreifbar und die gemeinsame Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus ist nicht möglich.

Eine Lösung dieser Problematik ist die Aufgabe von ECM – Enterprise Content Management Systemen – Ein einheitliches Repository soll alle im Unternehmen anfallenden Informationen aufnehmen, verwalten und transparent nach innen im Unternehmen und nach außen zugänglich machen.

ECM stellt Technologien bereit, um den gesamten Lebenszyklus von Content und Dokumenten durch definierte Regeln und Abläufe optimal zu steuern – von der Erstellung über die Verteilung, Verwendung und Verwaltung bis zur Vernichtung.

Und das über das gesamte Unternehmen hinweg – ECM-Systeme integrieren Dokumenten-, Records- und Web Content Management auf einer einheitlichen und übersichtlichen Plattform.

Komponenten von ECM-Systemen:

• Input-Management
• Dokumentenmanagement
• Collaboration
• Web-Content-Management
• Workflow / Business Process Management
• Archivierung
• E-Mail Management
• Records Management

Vorteile von ECM:

• mehr Transparenz durch unternehmensweit konsistente Ablage aller Informationen
• mehr Prozessqualität durch definierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse
• mehr Rechtssicherheit durch präzise Einhaltung von Richtlinien
• bessere Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Das “Problem” von ECM-Lösungen besteht darin dass die dafür erforderliche Software und die bisher angebotenen Lösungen sehr teuer und daher für viele, speziell kleinere und mittlere Unternehmen – nicht leistbar und auch von der Implementierung zu komplex sind.

Wir haben nach einer Lösung gesucht und uns für Alfresco dem Open Source ECM entschieden.

Weitere Informationen – www.alfresco.com

May Computer wird in Zukunft – Lösungen, Add-On, Consulting und Support auf Basis von Alfresco anbieten sowie die bereits vorhandenen selbst entwickelten Softwarepakete anpassen und mit Alfresco integrieren.