In ifresco ist es möglich Profilfeldern einer Kategorieebene zuzuordnen und die darin enthaltenen Werte als Auswahllisten bei der Erfassung und Suche zu verwenden. Ebenso können auch SQL Datenbanken und Tabellen in der gleichen Weise konfiguriert und genutzt werden.

Um Alfresco Kategorienbäume einfach und schnell aufbauen bzw. auslesen zu können bzw. auch um SQL Tabellen mit diesen Werten anlegen und befüllen zu können haben wir verschiedene Tools entwickelt. Als Ziel- bzw. Ausgangsformat erzeugen und verwenden wir MS-Excel XLS Tabellen da sich diese sehr einfach bearbeiten und erzeugen lassen.

Tools für Kategorien und SQL Lookup-Tabellen

• ifresco Cat2XLS - Auslesen von Alfresco Kategorien in ein XLS
• ifresco XLS2Cat – Erzeugt Alfresco Kategorien aus XLS
• ifresco XLS2SQL – Erzeugt MySQL Tabellen für Lookup´s aus XLS

Der ifresco AutoOCR Transformer – ist somit für folgende Alfresco Versionen als installierbares AMP verfügbar:

• Alfresco CE 4.0d, 4.2b
• Alfresco EE 4.0.0, 4.0.1, 4.0.2, 4.1.1

• iOCR – new default OCR engine in addition to Abbyy
• intelligent processing of PDF documents
• Alfresco integration – ready to test without installation of an OCR server – you can use our AutoOCR Test server accessible from  the internet.
• New Step by Step installation and setup documentation.

iOCR – additional OCR engine available

Starting with version AutoOCR version 1.10.3 the setup installs iOCR as default OCR engine which can be used standalone or in addition to the Abbyy OCR engine. iOCR has no page license limitations and is able to process PDF, TIFF or JPEG as input and can generate searchable PDF´s and TXT files.

Differences between iOCR and Abbyy

• iOCR supports not so much languages like Abbyy
• no mixed language recognition – only one main language can be selected
• not the same level of accuracy and recognition quality like Abbyy
• no image pre-processing functions
• no page orientation detection (autorotate)
• Not so much functions and features to configure and input / output formats.

But iOCR is a good solution for low cost and high volume OCR recognition e.g. to extract text information from PDF´s and images to built up a full text index (e.g. Alfresco Transformer > TXT) and to create searchable PDF´s from scans with a good quality.

The best is to make tests with own documents to see which OCR engine best fits your needs. Both engines Abbyy and iOCR can be installed and used parallel – you only have to create different OCR profiles for the different settings and OCR engines. Both OCR engines can also be tested by the use of our ready to use AutoOCR test server (autoocr.may.co.at)

Intelligent PDF processing:

A PDF document can contain only images from a scanner or can be created e.g. by a printer driver or by a direct PDF export. An image PDF does not contain any text and has to be OCR processed. The other “normal” PDF´s already contains text and does not need to be OCR processed. The Alfresco Transformer is not able to recognize it and to decide if a PDF has to be OCR processed or not. OCR processing costs time and resources and so starting with AutoOCR version 1.10.3 we implemented an “intelligent PDF-OCR processing”. When this option is checked on then each PDF document which is sent to the AutoOCR server is checked, and if the file already contains text – the PDF is not OCR processed. In this case the PDF or the extracted TXT data is direct sent back without OCR processing. To enable this feature the OCR profile on the AutoOCR server has to be configured for “intelligent OCR processing of PDF files”

AutoOCR Test server – ready to use

With the installation of 2 AMP´s you can integrate the AutoOCR server with Alfresco.  The integration works like a standard Alfresco Transformer or can also be used via Scripting or Java. The communication between AutoOCR and Alfresco is done via HTTTP(S) using REST.  To make it more easy to start testing AutoOCR  and the Alfresco integration you can use our ready installed and configured AutoOCR test server (autoocr.may.co.at) which is reachable over the internet and which has both OCR engines (Abbyy and iOCR) installed.

Step by Step – Installation and Setup documentation

With this document each step for the installation of the Abbyy Engine,  of AutoOCR, the licensing, the use of our test server and the integration with Alfresco are described in detail with screen shots.

Download – Installation and Setup documentation – ifresco AutoOCR transformer for Alfresco >>>

Test and Demo version is available – please contact us >>>

AutoOCR is an OCR server / service which is based on the obviously best OCR engine from Abbyy. The AutoOCR server has a REST web-serverice interface which was used to integrate it with Alfresco. AutoOCR is able to convert image- or PDF- files to searchable PDF´s. In addition to PDF other document formats like TXT, DOC(X), XLS(X), PPT(X), XML, RTF and HTML can also be created.

The configuration is simple and uses OCR profiles to summarize all possible settings. With an AMP install module  the direct integration of AutoOCR to Alfresco is realized. OCR functions are available in   Alfresco as a dynamically configurable transformer. Appropriate bindings allow the use of the OCR out services also from JavaScript and Java. From Alfresco 4.0, the configuration and monitoring will be done directly on the UI of the Share Administrator console.

In addition, we have extended the  Alfresco share document actions with the Alfresco Transformer integration. Transformer functions are available on  any document via the share interface and allow the conversion of documents into different formats.

AutoOCR as Alfresco Transformer:

The OCR function can be bound to a folder as an action. So if e.g. a scanned document will be placed in this folder, the processing starts automatically started and the document will be passed to the AutoOCR server. The result is a searchable PDF or other document format that can be immediately sought and found on the Alfresco full-text index.

AutoOCR JavaScript binding for Alfresco:

The JavaScript API allows direct access to the AutoOCR service from Alfresco scripts. From Repository JavaScripts (Webscript controller script, scripted actions) all the features of AutoOCR API can be adressed. This API is completely independent from the integration of AutoOCR services as Alfresco Transformer.

Alfresco Share – “Transform” document action

By implementing the additional “transform” document action to the Share UI you can use all your Alfresco transformes and not only the AutoOCR transformers. The “transform” action is implemented general and not only OCR specific.

Highlights / features:

• Direct AutoOCR integration as Alfresco transformer with REST web service interface.
• Separate AutoOCR service / server which does not strain the Alfresco server
• Based on ABBYY – the leading OCR engine
• Easy configuration by selecting OCR profiles – all available ABBYY OCR engine settings are combined.
• In addition to PDF other output formats can be generated (TXT, RTF, DOC, etc.)
• Dynamic transformer configuration at runtime using the Alfresco Share Admin interface.
• JavaScript client for the AutoOCR service, available in Alfresco repository scripts (WebScripts, actions, etc.)
• Java client for the AutoOCR service, for use in Java code.
• The Java client itself has no dependencies for Alfresco.
• New Share document action “Transform” enhances Share not only with OCR but with all supported transformers.

Requirements:

• Alfresco 4.x – dynamic configuration via Share Userinterface
• Alfresco 3.x – manual configuration w/o Share UI
• AutoOCR from Version 1.9.8 on Microsoft Windows as a service
• ABBYY FineReader Engine 10 (starting with 10.000 pages per month)

Test and Demo version is available – please contact us for details >>>

Price information you can find here >>>

Funktionen – Alfresco Share “Transform”

• OCR-Verarbeiten sowie Konvertieren von Dokumenten über die Alfresco Share Oberfläche
• Verwendung der konfigurierten Alfresco Transformer inkl. AutoOCR Anbindung
• PDF Image Dokumente können direkt durch die OCR´ten und damit durchsuchbaren PDF Dokument ersetzt werden.
• Neben der Erzeugung von durchsuchbaren PDF-OCR Datei lassen sich über zusätzliche Transformationen weitere Dokumente z.b. DOC, TXT, HTML usw. in einem Arbeitsschritt erzeugen.

ifresco AutoOCR Transformer im ecm Market >>>

Projektadministratoren kennen das Problem: sobald verschiedene Abteilungen, Personen mit unterschiedlichen Befugnissen, Kunden oder externe Projektpartner in einem Projekt Zugriff auf ein Alfresco-System haben, verliert man schnell die Übersicht, welche Rechte für welche Gruppe tatsächlich erteilt oder vererbt wurden. Dies kann dazu führen, dass sensible Dokumente für unbefugte Personen sichtbar werden.

Alfresco verfügt im Standardumfang über keine Funktionen um einen Report zur Dokumentation und Überprüfung der Berechtigungen auszugeben bzw diese extern zu erstellen, zu bearbeiten und zu importieren.

All diese Funktionen stellt das Zusatzmodul ecm4u-PERMISSIONS zur Verfügung.

Highlights ecm4u-PERMISSIONS:

Mit ecm4u-Permissions werden alle erteilten und vererbten Rechte eines Arbeitsbereiches in einer übersichtlichen Liste dargestellt . Bisher mussten Sie dazu alle übergeordneten Ebenen einzeln aufrufen, sich die darin enthaltenen Rechte notieren oder merken – und konnten nie ganz sicher sein, wirklich alle Verzweigungen der Rechtesetzung im Blick zu haben. Nun sieht man  in einer Übersicht, wer der Besitzer eines Arbeitsbereiches ist, welcher Benutzer oder welche Gruppe darin über welche Berechtigungen verfügt – und ob diese Berechtigung vererbt oder direkt gesetzt wurde.

Zugriffstest – Das Modul erlaubt es auf unkomplizierte Weise, die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe mit Hilfe des Zugriffstests zu überprüfen. Dazu markieren man einfach die abzufragenden Rechte und gibt den Namen eines Nutzers oder einer Gruppe in das vorgesehene Feld ein.  Bei der Eingabe des Vor-, Nach- oder Benutzernamens erscheint eine automatischen Vorschlagsliste. Nach der Bestätigung der Abfrage wird sofort in der Statusanzeige dargestellt, ob die betreffende Person oder Gruppe über das jeweilige Recht verfügt. Im Beispiel wurde für den Anwender „john.smith“ festgestellt, dass er im betreffenden Arbeitsbereich über Lese-, nicht aber über Editorrechte verfügt.

Rechteverwaltung - Mit ecm4u-Permissions können Sie die gesamte Rechtestruktur eines Arbeitsbereiches als Tabelle exportieren, in Excel bearbeiten und zurück nach Alfresco importieren. Sie erhalten damit nicht nur eine übersichtliche Darstellung der gesetzten Rechte eines Verzeichnisses, sondern können in dieser Liste aktiv Rechte bearbeiten und sogar komplett neue Arbeitsbereiche inklusive dazugehöriger Rechte erstellen. Diese Veränderungen werden dann beim Import der Rechteliste in Alfresco automatisch umgesetzt. Die Tabelle kann in MS-Excel geöffnet werden und enthält folgende Informationen:

• den Pfad des Verzeichnisses,
• die Angabe, ob die Vererbung aktiviert ist (true) oder nicht (false),
• den Namen des Nutzers oder der Gruppe und
• die Alfresco Rollen- oder Rechtebezeichnung.

Sie können somit nicht nur die Rechte eines Nutzers oder einer Gruppe ändern, sondern auch die Vererbungen managen oder neue Verzeichnisse mit Rechten erstellen. Beim Import der angepassten Datei werden alle Veränderungen in Alfresco übernommen. Damit Sie genau überprüfen können, welche Aktionen vorgenommen wurden, wird Ihnen unmittelbar nach dem Import angezeigt, welche Änderungen umgesetzt wurden.

Sichere Handhabung - Bei aller Funktionalität muss man dennoch kein Administrator mit tiefen Alfresco-Kenntnissen sein, um das Modul im Projektalltag einsetzen zu können. Projektverantwortliche, die ecm4u-Permissions nutzen, könnnen sich sicher sein: ein Import der bearbeiteten Tabelle hat niemals zur Folge, dass Arbeitsbereiche gelöscht und somit ausversehen Dokumente in den Papierkorb verschoben werden. Zudem unterstützen umfangreiche Validierungen den Nutzer bei der Anpassung der Tabellenattribute: beim Import werden Benutzer- und Gruppennamen, Rollen- und Rechtebezeichnungen sowie Pfadnamen überprüft und eventuell vorhandene Validierungsfehler in einem Report angezeigt. Es bleibt somit immer nachvollziehbar und kontrollierbar, welche Aktionen ausgeführt wurden und wo unter Umständen noch Fehler vorhanden sind.

ecm4u-Permissions ist nach der Installation sofort einsatzbereit und kommt ohne zusätzliche Programmierung aus, ist upgrade-safe da nur Standarderweiterungspunkte des Systems benutzt werden und kompatibel mit Alfresco Community und Enterprise; jeweils 3.4.x. und 4.

AutoOCR als Alfresco Transformer:

Die OCR Funktion wird dabei als Aktion direkt auf Ordner gebunden. Wird z.b. ein gescanntes Dokument in einen solchen Alfresco Ordner abgelegt so wird die Verarbeitung automatisch angestoßen und das Dokument an den AutoOCR Service übergeben. Das Ergebnis ist eine durchsuchbare PDF Datei die unmittelbar danach über den Alfresco Volltextindex gesucht und gefunden werden kann.

AutoOCR JavaScript Binding für Alfresco:

Das JavaScript API ermöglicht den direkten Zugriff auf den AutoOCR Service von Alfresco Scripts aus. In Repository JavaScripts (WebScript-Controller Scripts, Scripted Actions) können alle Funktionen des AutoOCR APIs aufgerufen werden. Dieses API ist vollständig unabhängig von der Einbindung der AutoOCR-Services als Alfresco-Transformer.

Highlights / Funktionen:

• Direkte AutoOCR Einbindung als Alfresco Transformer über REST Web-Service Schnittstelle.
• Getrennter AutoOCR Service / Server welcher den Alfresco Server nicht belastet
• Basierend auf ABBYY – der führenden OCR Engine
• Einfache Konfiguration über Auswahl von OCR Profilen  – alle verfügbaren Abbyy OCR Engine Einstellungen werden damit zusammenfassen.
• Neben PDF können parallel dazu weitere Ausgabeformate erzeugt werden (TXT, RTF, DOC, etc.)
• Dynamische Transformer Konfiguration zur Laufzeit über die Alfresco Share-Admin Oberfläche.
• JavaScript-Client für den AutoOCR Service, nutzbar in Alfresco Repository-Scripts (WebScripts, Actions, usw.)
• Java-Client für den AutoOCR Service, zur Verwendung in Java Code.  Der Java Client selbst hat keine Abhängigkeiten gegen Alfresco.

Voraussetzung:

• Alfresco 4.x – dynamische Konfiguration über Share Userinterface
• Alfresco 3.x – manuelle Konfiguration ohne Share UI
• AutoOCR ab Version 1.9.8 unter MS-Windows

“Alfresco liefert uns eine robuste und skalierbare Plattform für Content Management und Collaboration”, betont Ran Cliff, Vice President IT bei SAP.

Eine solche Entscheidung und Meldung freut uns besonders da wir selbst auf diese Software setzen und Beratung, Consulting und Softwareentwicklung rund um Alfresco anbieten.

Download & Neuerungen ifresco Version 0.3 >>>