Nicht nur in der IT ist das Dokumentieren von Vorgängen und Zuständen wichtig. Und sehr oft gestaltet es sich schwierig, Mitarbeiter zum Dokumentieren zu motivieren.

Wesentlich erleichtern kann man Mitarbeitern die Aufgabe, wenn man entsprechende Vorlagen für jede Art von Dokumentation erstellt, die im Unternehmen so anfallen.

In vielen Unternehmen werden Vorlagen immer wieder an das neueste Firmen-Layout angepasst, aber was den Inhalt betrifft, so wird darauf schon viel weniger geachtet.

Besonderes Augenmerk sollte auch auf die Formatvorlagen gelegt werden. Damit kann man sich sehr viel an Formatierungsarbeiten ersparen und dem Benutzer durch entsprechende Namensgebung der Vorlagen auch gleich ein paar Entscheidungen abnehmen. Ein großer Teil der Dokumentationsarbeit geht oft beim Formatieren verloren.