May Computer beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit dem Thema “Informationsmanagment”. Bereits vor über 10 Jahren haben wir die ersten Dokumentenmanagment Systeme auf Basis von PC-DOCS – DOCSOpen implementiert. In weiterer Folge wurde die Firma PC-DOCS von Fulcrum, dann von Hummingbird und jetzt von OpenText übernommen. Das aktuelle Produkt ist Hummingbird DM bzw. jetzt OpenText – Livelink ECM – eDOCS™. Dabei betreuen wir Installationen mit hunderten Arbeitsplätzen bei namhaften Firmen im In- und Ausland sowohl in der Industrie als auch im Dienstleistungsbereich.
In der Zwischenzeit ist die Entwicklung in diesem Bereich rasant voran geschritten, die Flut an Information die im Unternehmen und außerhalb erzeugt wird steigt exponentiell und ein Ende diese rasanten Anstiegs ist nicht abzusehen – manche Analysten sehen uns erst am Anfang dieser Entwicklung.

Information ist mittlerweile ein wesentlicher und wichtiger Produktionsfaktor und bildet die Basis für jede Entscheidung im Unternehmen. Transparente Information gewährleistet sichere Abläufe und Prozesse.

Wissen ist die Basis für Erfolg – Je präziser und effizienter die Ablage von Informationen in einem Unternehmen organisiert ist, desto besser kann das Know-How des Unternehmens genutzt werden. Das schafft Wettbewerbsvorteile.

Informationen werden heute in den unterschiedlichsten Systemen verwaltet und gespeichert – im Dateisystem, im E-Mail, auf Web-Servern, in Datenbanken, im Dokumentenmanagmentsystem, im Archiv, im ERP System – ein Anbieter hat den Begriff “Daten- oder Informations-Silos” geprägt – damit ist gemeint dass die Informationen zwar “verwaltet” werden aber der übergreifende und transparente Zugriff auf die gesamten Informationen eines Unternehmens nicht gegeben ist. Die Daten und Informationen befinden sich in getrennten”Silos” auf die kein übergreifender Zugriff bzw. Prozess-Workflow möglich ist. Damit werden Daten und Informationen redundant gehalten, sind nicht transparent zugreifbar und die gemeinsame Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus ist nicht möglich.

Eine Lösung dieser Problematik ist die Aufgabe von ECM – Enterprise Content Management Systemen – Ein einheitliches Repository soll alle im Unternehmen anfallenden Informationen aufnehmen, verwalten und transparent nach innen im Unternehmen und nach außen zugänglich machen.

ECM stellt Technologien bereit, um den gesamten Lebenszyklus von Content und Dokumenten durch definierte Regeln und Abläufe optimal zu steuern – von der Erstellung über die Verteilung, Verwendung und Verwaltung bis zur Vernichtung.

Und das über das gesamte Unternehmen hinweg – ECM-Systeme integrieren Dokumenten-, Records- und Web Content Management auf einer einheitlichen und übersichtlichen Plattform.

Komponenten von ECM-Systemen:

• Input-Management
• Dokumentenmanagement
• Collaboration
• Web-Content-Management
• Workflow / Business Process Management
• Archivierung
• E-Mail Management
• Records Management

Vorteile von ECM:

• mehr Transparenz durch unternehmensweit konsistente Ablage aller Informationen
• mehr Prozessqualität durch definierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse
• mehr Rechtssicherheit durch präzise Einhaltung von Richtlinien
• bessere Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Das “Problem” von ECM-Lösungen besteht darin dass die dafür erforderliche Software und die bisher angebotenen Lösungen sehr teuer und daher für viele, speziell kleinere und mittlere Unternehmen – nicht leistbar und auch von der Implementierung zu komplex sind.

Wir haben nach einer Lösung gesucht und uns für Alfresco dem Open Source ECM entschieden.

Weitere Informationen – www.alfresco.com

May Computer wird in Zukunft – Lösungen, Add-On, Consulting und Support auf Basis von Alfresco anbieten sowie die bereits vorhandenen selbst entwickelten Softwarepakete anpassen und mit Alfresco integrieren.